Les formulaires d'admission des patients sont pénibles. Le flux de travail commun se déroule comme suit : le patient arrive -> s'enregistre -> reçoit des formulaires -> remplit les formulaires -> voit le médecin. Ce processus prend généralement aux patients entre cinq et quinze minutes. Ajoutez à cela le fait que les patients arrivent souvent en retard à leurs rendez-vous, et vous pouvez rapidement être fortement en retard dans votre emploi du temps. 

Les prestataires ont trouvé de nombreuses solutions à ce problème, comme les formulaires envoyés par la poste ou les appels d'admission en télé-santé. L'une des solutions les plus populaires consiste à mettre en place des formulaires en ligne. Des applications telles que REDCap permettent de recueillir des données en ligne en conformité avec la HIPAA. Les patients peuvent gagner du temps pour les prestataires et pour eux-mêmes en remplissant à l'avance leurs informations d'admission.

Cependant, toutes ces solutions présentent leurs propres problèmes uniques. Les appels d'admission en télé-santé prennent du temps pour les prestataires. Les formulaires envoyés par la poste dépendent de la livraison physique. Et des recherches antérieures ont montré que les patients ne s'engagent pas bien avec les formulaires en ligne. Nous avons donc dû nous demander : « Y a-t-il un meilleur moyen de collecter les données des patients ? » 

Le Dr Hiral Soni de Doxy.me Research a mené une étude comparant les formulaires d'admission en ligne avec le service Dokbot, un chatbot conforme à la HIPAA conçu pour la collecte de données de santé. Cet article se concentrera sur les résultats de la recherche, mais si vous voulez l'intégralité de l'étude, veuillez regarder la vidéo YouTube ici.

Formulaires en ligne vs. chatbots

Une expérience avec 206 participants a comparé les expériences de complétion d'une évaluation de santé entre Dokbot et REDCap. Dokbot a été préféré par 69,9 % des participants.

Pourquoi les utilisateurs préféraient Dokbot aux formulaires en ligne

Dokbot a obtenu un meilleur score que les formulaires en ligne dans deux catégories majeures : le score d'utilisabilité du système (SUS) et le score de promoteur net (NPS). Ces scores indiquent que Dokbot semble plus facile à utiliser et que les participants seraient disposés à l'utiliser à nouveau à l'avenir. Les commentaires des participants indiquaient qu'ils préféraient l'interface de Dokbot et son design intuitif, qui les gardait engagés tout au long du processus d'évaluation de la santé.

Ces résultats sont quelque peu remarquables, étant donné que les formulaires en ligne ont reçu des commentaires favorables grâce à l'interface reconnaissable. Même si les participants étaient plus familiers avec les formulaires en ligne, ils préféraient le design de Dokbot. Un participant a déclaré : « J'ai aimé la façon dont il était conçu et j'avais l'impression de parler à un humain.”

Le NPS est un score commun qui indique les expériences des clients en fonction de leur volonté ou non de recommander un service. Dokbot a surpassé les formulaires en ligne dans cette catégorie, avec des scores de 24 et 13, respectivement.

Ce que les participants ont aimé dans les formulaires en ligne

Les formulaires en ligne ont mieux performé dans un domaine : le temps de complétion des tâches. En moyenne, les participants ont complété l'évaluation de santé environ 90 secondes plus rapidement en utilisant les formulaires en ligne qu'avec Dokbot. Certains participants ont laissé des commentaires positifs sur la mise en page familière des formulaires en ligne également, bien que la majorité ait tout de même préféré le chatbot.

Comment les chatbots pour la collecte de données de santé vont s'améliorer

Les préoccupations à traiter et à améliorer :

Vitesse. De nombreuses études ont montré que les chatbots prennent plus de temps à compléter que les formulaires en ligne. Mais est-ce important ? Bien que Dokbot prenne 90 secondes de plus à compléter, il a tout de même été préféré par près de 70 % des participants. Seuls 10 % des participants ont signalé que Dokbot était trop chronophage. De plus, des vitesses plus rapides peuvent également conduire à des saisies de données imprudentes, donc un processus plus délibéré pourrait fournir des données de meilleure qualité. Quoi qu'il en soit, les résultats indiquent que le temps de complétion n'est pas un facteur de dissuasion si l'engagement et la satisfaction globale sont élevés.

Sécurité. Six participants (sur les 206 interrogés) ont signalé des préoccupations sur la sécurité perçue avec Dokbot. D'après les réponses, ce problème semblait provenir de la nature amicale perçue du chatbot posant des questions personnelles comme « Quelle est votre adresse ? » Cependant, Dokbot est déjà conforme à la HIPAA et sécurisé. Ces sentiments d'insécurité semblent découler de l'infamilière avec le service : après tout, pourquoi un patient aurait-il jamais des raisons de se méfier du champ « adresse » sur un formulaire ? Mais, pour atténuer ces préoccupations, Dokbot est entièrement personnalisable. Les prestataires peuvent intégrer leur propre marque dans le questionnaire du chatbot, garantissant aux patients que leurs informations sont sécurisées.

Si vous êtes intéressé par le changement de la collecte de données d'admission ou de l'admission de votre pratique, envisagez d'essayer Dokbot. Il offre de nombreux services au-delà de l'admission des patients et peut répondre à vos besoins de collecte de données de santé conforme à la HIPAA.